U kontekstu aktualnih događanja i pojačanog interesa javnosti za upravljanje i raspodjelu sredstava u sportskom sustavu, smatramo svojom obvezom cjelovito prikazati sve ključne faze postupka - od iniciranja zahtjeva, preko njegove obrade i odobravanja, do konačne isplate i evidencije sredstava.
Svrha ovog prikaza jest omogućiti jasan uvid u uspostavljene procedure i kontrolne mehanizme koji osiguravaju zakonito, odgovorno i transparentno upravljanje javnim sredstvima u sustavu sporta u Republici Hrvatskoj. Naglašavamo kako je riječ o složenom i višerazinskom procesu u kojem sudjeluje više organizacijskih jedinica Hrvatskog olimpijskog odbora. Kako bi šira javnost mogla bolje razumjeti taj proces, isti je u nastavku prikazan pojednostavljeno, bez iscrpnog navođenja svih internih kontrolnih točaka i administrativnih provjera koje se provode na razini pojedinih ustrojstvenih jedinica.
Postupak započinje podnošenjem tzv. „programskog zahtjeva“ od strane nacionalnog sportskog saveza. U zahtjevu se jasno definiraju tražena sredstva, vrsta i namjena programa te se prilaže odgovarajuća dokumentacija kojom se opravdava potreba za financiranjem (računi, ponude ili dodatna obrazloženja).
U slučaju da zahtjev nije potpun ili ne udovoljava propisanim kriterijima, ovlaštena osoba Ureda za nacionalne sportske saveze ovlaštena je isti odbiti ili vratiti na doradu uz obvezu dostave dodatnih pojašnjenja. Tek nakon što zahtjev zadovolji formalne i sadržajne uvjete, upućuje se u daljnju proceduru provjere.
Programski zahtjev odobrava direktor Ureda za programe nacionalnih sportskih saveza i olimpijskih programa, nakon čega slijedi dodatna kontrola od strane računovodstva i glavnog tajnika Hrvatskog olimpijskog odbora. Glavni tajnik ima ovlast potvrditi zahtjev, vratiti ga na doradu ili ga odbiti, ovisno o potpunosti i usklađenosti dostavljene dokumentacije. Po konačnom odobrenju, zahtjev se prosljeđuje u knjigovodstvenu službu, gdje se provodi njegova evidencija, arhiviranje te daljnje praćenje i kontrola do realizacije isplate.
Akontacijska sredstva, odnosno sredstva koja se odobravaju unaprijed za aktivnosti koje tek trebaju biti provedene, podliježu istovrsnom postupku, uz dodatni naglasak na obveznu i vjerodostojnu dokumentaciju kojom se opravdava potreba za predujmom.
Poseban režim primjenjuje se u slučaju isplata koje proizlaze iz prethodno usvojenih financijskih planova i odluka nadležnih tijela, Vijeća i Skupštine HOO-a, uključujući naknade zaposlenicima nacionalnih sportskih saveza, stipendije sportašima u okviru olimpijskih i razvojnih programa te naknade trenerima. U navedenim slučajevima sredstva se ne dodjeljuju putem programskih zahtjeva, već se isplate provode temeljem „naloga za isplatu“ koje izdaju nadležne organizacijske jedinice Hrvatskog olimpijskog odbora. I u tim situacijama primjenjuju se odgovarajući kontrolni mehanizmi, uključujući obvezu nacionalnih sportskih saveza da najmanje dva puta godišnje dostave izvješća o namjenskom utrošku sredstava.
Zaključno, ističemo kako se ovaj prikaz odnosi isključivo na financijska sredstva koja se nacionalnim sportskim savezima dodjeljuju kroz programe Hrvatskog olimpijskog odbora. Sredstva koja savezi ostvaruju iz drugih izvora (sponzorstva, donacije i sl.) ne ulaze u sustav upravljanja niti nadzora Hrvatskog olimpijskog odbora. (hoo)
